Khi chuẩn bị submit một bài báo khoa học lên journal, phần lớn thời gian của tác giả thường được dành cho manuscript, abstract, figures, references và việc chỉnh sửa theo Author Guidelines. Vì vậy, cover letter đôi khi bị xem như một thủ tục phụ: tải một mẫu trên mạng, thay tên bài báo, tên journal rồi gửi đi. Đây là một sai lầm khá phổ biến.
Cover letter khi submit journal là một bức thư ngắn gửi trực tiếp tới editor, thường được nộp cùng manuscript thông qua hệ thống submission. Đây là cơ hội để tác giả giải thích một cách súc tích rằng nghiên cứu giải quyết vấn đề gì, phát hiện quan trọng nhất là gì, điểm mới nằm ở đâu và tại sao bài báo phù hợp với journal đang được lựa chọn.
Springer Nature mô tả cover letter là cơ hội để tác giả giải thích tại sao công trình sẽ được độc giả của journal quan tâm. Nhà xuất bản này cũng khuyến nghị cover letter tập trung trong khoảng một trang, giới thiệu nghiên cứu, kết quả chính và lý do công trình phù hợp với độc giả của journal.
Điều đó không có nghĩa một cover letter tốt có thể cứu một manuscript yếu hoặc nằm ngoài scope. Nhưng khi editor phải đưa ra quyết định ban đầu về việc có chuyển một bài sang peer review hay không, một cover letter rõ ràng có thể giúp editor nhanh chóng hiểu được giá trị và vị trí của nghiên cứu.
Cover Letter khi submit journal là gì?
Cover letter trong publishing khác với cover letter khi xin việc. Đây không phải nơi tác giả giới thiệu CV, học hàm, học vị hay kể về thành tích cá nhân. Đối tượng của bức thư là editor và trọng tâm duy nhất là manuscript đang được submit.
Một cover letter tốt cần trả lời được một số câu hỏi rất cơ bản:
Bài báo nào đang được submit?
Nghiên cứu giải quyết vấn đề gì?
Kết quả hoặc đóng góp quan trọng nhất là gì?
Điểm mới của nghiên cứu nằm ở đâu?
Tại sao manuscript này phù hợp với journal?
Có vấn đề nào editor cần biết trước khi xử lý manuscript hay không?
Một số journal yêu cầu cover letter bắt buộc, một số cho phép tác giả nộp tùy chọn, và một số có yêu cầu rất cụ thể về những statement phải xuất hiện trong thư. Chẳng hạn, hướng dẫn của một số journal thuộc Wiley yêu cầu xác nhận manuscript chưa được xuất bản hoặc submit ở nơi khác, tất cả tác giả đồng thuận với nội dung manuscript, đồng thời yêu cầu tác giả nêu motivation, novelty và những kết quả chính. Trong khi đó, một số journal Wiley khác ghi rõ cover letter không bắt buộc. Điều này cho thấy không có một mẫu cover letter duy nhất áp dụng cho tất cả các journal.
Vì vậy, nguyên tắc đầu tiên trước khi viết cover letter là:
Đọc Author Guidelines hoặc Submission Guidelines của chính journal mà bạn định submit.
Đừng lấy một mẫu chung rồi sử dụng cho mọi journal mà không kiểm tra yêu cầu cụ thể.
Cover Letter có thực sự quan trọng không?
Ở nhiều journal, quyết định đầu tiên mà manuscript phải vượt qua không phải là peer review mà là editorial screening. Editor cần xác định bài có nằm trong aims and scope, có đủ mức độ mới và ý nghĩa để gửi phản biện hay không, đồng thời kiểm tra một số vấn đề về publication ethics và submission.
Cover letter giúp editor thực hiện việc này nhanh hơn.
Elsevier mô tả cover letter là một trong những cơ hội để tác giả “nói” trực tiếp với editor và giới thiệu manuscript trước khi editor quyết định có tiếp tục đưa nó vào quy trình đánh giá hay không.
Tuy nhiên, cover letter không phải một bài quảng cáo. Bạn không cần viết:
“This groundbreaking study will revolutionize the field…”
nếu nghiên cứu không có bằng chứng đủ mạnh cho tuyên bố đó.
Thay vào đó, hãy cho editor thấy một logic đơn giản:
Có một vấn đề → nghiên cứu hiện tại còn thiếu điều gì → chúng tôi đã làm gì → phát hiện ra điều gì → tại sao phát hiện đó quan trọng với độc giả của journal này.
Một cover letter tốt thuyết phục bằng thông tin cụ thể, không phải bằng tính từ.
Cấu trúc Cover Letter khi submit journal
Cover letter thường chỉ nên dài khoảng một trang, trừ khi journal yêu cầu nội dung bổ sung. Springer Nature cũng khuyến nghị giữ thư tập trung và trong một trang.
Có thể xây dựng thư theo năm phần chính.
Phần đầu tiên là thông tin mở đầu.
Nếu biết editor phụ trách manuscript hoặc section tương ứng, có thể viết:
Dear Prof. Smith,
hoặc:
Dear Dr. Smith,
Nếu không biết chính xác editor nào sẽ xử lý bài, cách an toàn là:
Dear Editor,
hoặc:
Dear Editor-in-Chief,
Không nên đoán giới tính của editor hoặc sử dụng cách xưng hô không chắc chắn.
Ngay ở đoạn mở đầu, hãy nói rõ manuscript nào đang được submit và article type.
Ví dụ:
We are pleased to submit our manuscript entitled “[Manuscript Title]” for consideration as an Original Research Article in [Journal Name].
Một câu như vậy giúp editor ngay lập tức biết mình đang đọc thư cho manuscript nào.
Phần thứ hai là research problem và mục tiêu của nghiên cứu.
Không cần chép nguyên phần Background của abstract. Chỉ cần một hoặc hai câu để editor hiểu tại sao nghiên cứu được thực hiện.
Ví dụ:
Although generative artificial intelligence is increasingly used by university students, limited evidence is available on how students evaluate the reliability of AI-generated academic information, particularly in emerging higher education contexts.
Câu này làm được hai việc: giới thiệu vấn đề và chỉ ra research gap.
Ngay sau đó có thể nói nghiên cứu đã làm gì:
To address this gap, we investigated the relationship between information evaluation competence and the ability to identify inaccurate AI-generated content among undergraduate students.
Editor lúc này đã có thể hình dung logic của manuscript mà không cần đọc cả abstract.
Phần thứ ba là kết quả chính và novelty.
Đây thường là đoạn quan trọng nhất.
Không nên viết chung chung:
The results are very interesting and significant.
Editor không biết “interesting” ở điểm nào.
Thay vào đó:
Our findings show that students with stronger information-evaluation competence were substantially more successful in identifying inaccurate AI-generated content, while frequency of AI use alone did not predict detection performance.
Nếu có thể, tiếp tục bằng một câu cho biết đóng góp:
These findings extend current research beyond technology adoption and usage frequency by highlighting information-evaluation competence as a potentially important factor in responsible AI use in higher education.
Lúc này novelty đã rõ hơn rất nhiều.
Điểm cần lưu ý là novelty không đồng nghĩa với câu “This is the first study…”.
Chỉ nên khẳng định “first study” khi bạn có cơ sở rất chắc chắn sau một quá trình literature search đủ rộng. Trong phần lớn trường hợp, cách viết thận trọng hơn sẽ an toàn:
To our knowledge, few studies have examined…
hoặc:
Previous research has largely focused on…, whereas our study examines…
Đoạn quan trọng nhất: Vì sao bài này phù hợp với journal?
Một lỗi phổ biến là dùng cùng một cover letter để submit cho nhiều journal và chỉ thay tên journal.
Editor có thể nhận ra điều này khá dễ dàng.
Một cover letter tốt cần có ít nhất một đoạn thể hiện journal fit.
Springer Nature khuyến nghị tác giả giải thích vì sao độc giả của journal sẽ quan tâm đến nghiên cứu và liên hệ nghiên cứu với aims and scope của journal.
Ví dụ:
We believe this manuscript is well suited to [Journal Name] because the journal publishes research on digital learning, higher education and emerging educational technologies. Our findings may be of particular interest to readers investigating the implications of generative AI for student learning and academic practice.
Điểm khác biệt nằm ở chỗ bạn không chỉ viết:
We believe our manuscript is suitable for your prestigious journal.
Câu trên gần như không cung cấp thông tin nào.
Hãy chỉ ra chủ đề hoặc nhóm độc giả cụ thể của journal có liên quan đến manuscript.
Trước khi viết đoạn này, hãy đọc phần Aims & Scope của journal và xem khoảng 10–20 bài mới xuất bản gần đây. Nếu rất khó giải thích tại sao độc giả của journal sẽ quan tâm đến nghiên cứu của bạn, đây cũng có thể là dấu hiệu rằng journal đó chưa thực sự phù hợp.
Những statement thường xuất hiện cuối Cover Letter
Cuối thư thường là các declaration liên quan đến quá trình submission.
Springer Nature khuyến nghị cover letter xác nhận manuscript chưa được xuất bản ở nơi khác, không đang được xem xét bởi journal khác và tất cả tác giả đã phê duyệt manuscript cũng như đồng ý với việc submission.
Có thể viết:
We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [Journal Name].
Nếu journal yêu cầu các statement khác về conflicts of interest, ethics approval, related manuscripts, preprints hoặc dữ liệu, cần bổ sung theo đúng Author Guidelines.
Cover letter cũng có thể được sử dụng để thông báo cho editor về một manuscript liên quan, trao đổi trước đó với editor hoặc những vấn đề đặc biệt trong quá trình submission. Springer Nature cũng nêu đây là một chức năng của cover letter.
Một số journal cho phép hoặc yêu cầu đề xuất reviewers hoặc yêu cầu loại trừ reviewer. Không nên mặc định đưa danh sách này vào cover letter nếu journal không yêu cầu. Nếu cần exclude reviewer, lý do phải mang tính chuyên môn hoặc conflict of interest hợp lý, không phải vì bạn lo người đó có thể đưa ra đánh giá nghiêm khắc.
Cuối cùng:
Thank you for considering our manuscript. We appreciate your time and consideration and look forward to your response.
Sau đó ghi tên corresponding author, affiliation và email nếu cần.
Những lỗi phổ biến khi viết Cover Letter
Lỗi đầu tiên là copy nguyên Abstract vào cover letter. Editor đã có abstract. Cover letter cần giúp họ hiểu tại sao manuscript đáng được xem xét, chứ không phải đọc cùng một nội dung hai lần.
Lỗi thứ hai là viết quá dài. Cover letter không phải Introduction thứ hai. Nếu một manuscript bình thường cần ba trang thư mới giải thích được giá trị của nó, có thể vấn đề nằm ở cách trình bày. Với đa số submission, một trang là đủ.
Lỗi thứ ba là tâng bốc journal quá mức:
It is our greatest honor to submit this paper to your world-renowned and highly prestigious journal…
Không cần thiết. Editor cần biết manuscript phù hợp với scope như thế nào, không cần được nhắc rằng journal của họ danh tiếng.
Lỗi thứ tư là phóng đại contribution:
Our research completely changes the understanding of…
This revolutionary study proves that…
Những câu như vậy có thể phản tác dụng nếu dữ liệu không hỗ trợ mức độ khẳng định tương ứng.
Lỗi thứ năm là không cá nhân hóa cho journal. Một cover letter chỉ nói về manuscript mà không có một câu nào giải thích journal fit thường bỏ lỡ một trong những chức năng quan trọng nhất của bức thư.
Lỗi thứ sáu là ghi sai tên journal. Đây là lỗi đơn giản nhưng đặc biệt tệ, thường xảy ra khi manuscript vừa bị reject ở Journal A rồi tác giả lập tức submit Journal B nhưng quên sửa cover letter.
Trước khi upload, hãy kiểm tra lại journal name, editor name, manuscript title và article type.
Lỗi thứ bảy là che giấu thông tin cần disclosure. Nếu có manuscript liên quan, previous discussion với editor hoặc vấn đề mà journal yêu cầu khai báo, cover letter thường là một nơi phù hợp để giải thích rõ ràng.
Mẫu Cover Letter khi submit journal
Dưới đây là một mẫu có thể sử dụng làm khung cơ bản. Không nên copy nguyên văn cho mọi submission; các phần trong ngoặc vuông cần được điều chỉnh theo manuscript và journal cụ thể.
[Date]
Dear [Editor’s name / Editor-in-Chief / Editor],
We are pleased to submit our manuscript entitled “[Full Manuscript Title]” for consideration as a [Article Type] in [Journal Name].
[Briefly introduce the research problem and gap in 1–2 sentences.] Although [what is already known], limited evidence is available regarding [specific research gap]. To address this gap, our study [briefly state what the study investigated and, if relevant, the methodology or population].
Our findings show that [main finding 1] and [main finding 2]. Importantly, [briefly explain the novelty or major contribution]. These findings contribute to the existing literature by [state what the study adds rather than repeating the result].
We believe that this manuscript is particularly well suited to [Journal Name] because [specific connection to the journal’s aims, scope or readership]. The study may be of interest to readers working on [2–3 closely related themes], particularly because [brief statement of relevance or implications].
We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [Journal Name]. [Add journal-specific statements on ethics, conflicts of interest, related manuscripts, preprints or other requirements if applicable.]
Thank you for considering our manuscript. We appreciate your time and consideration and look forward to your response.
Sincerely,
[Corresponding Author’s Full Name, degree if appropriate]
[Department / Institution]
[City, Country]
Email: [email address]
Ví dụ Cover Letter hoàn chỉnh
Giả sử một nhóm nghiên cứu đang submit bài về năng lực đánh giá nội dung do AI tạo ra của sinh viên đại học, cover letter có thể được viết như sau:
7 October 2026
Dear Editor,
We are pleased to submit our manuscript entitled “Information Evaluation Competence and Students’ Ability to Detect Inaccurate AI-Generated Academic Content” for consideration as an Original Research Article in [Journal Name].
Generative artificial intelligence is increasingly used by university students for academic information seeking and writing support. However, existing research has largely focused on students’ adoption, attitudes and frequency of AI use, while considerably less is known about their ability to evaluate the reliability of AI-generated information. To address this gap, we examined the relationship between information-evaluation competence and the ability to identify inaccurate AI-generated academic content among undergraduate students.
Our findings indicate that stronger information-evaluation competence is associated with substantially better detection of inaccurate AI-generated content, whereas frequency of AI use alone does not appear to predict detection performance. The study therefore extends the current discussion beyond technology adoption by highlighting information-evaluation competence as an important dimension of responsible AI use in higher education.
We believe that this manuscript is well suited to [Journal Name] because of the journal’s focus on [digital learning / higher education / educational technology – adapt to the journal]. The findings may be particularly relevant to readers examining generative AI, digital literacy and the changing practices of teaching and learning in higher education.
We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [Journal Name]. The authors declare [insert conflict-of-interest statement or other journal-specific declaration where required].
Thank you for considering our manuscript. We appreciate your time and consideration.
Sincerely,
[Corresponding Author]
[Affiliation]
[Email]
Công thức ngắn để nhớ khi viết Cover Letter
Nếu không muốn học thuộc một mẫu thư dài, có thể nhớ cover letter bằng năm câu hỏi:
What? – Bạn đang submit manuscript nào?
Why? – Vấn đề nghiên cứu và khoảng trống là gì?
What did you find? – Phát hiện quan trọng nhất là gì?
So what? – Điểm mới và ý nghĩa của kết quả là gì?
Why this journal? – Tại sao độc giả của journal này cần quan tâm?
Nếu năm câu hỏi trên được trả lời rõ ràng trong khoảng một trang, cover letter về cơ bản đã làm đúng nhiệm vụ.
Điều quan trọng nhất là đừng xem cover letter như một thủ tục hành chính trước khi nhấn nút Submit. Manuscript cho editor biết bạn đã nghiên cứu điều gì; còn cover letter giúp editor nhanh chóng hiểu tại sao nghiên cứu đó đáng được họ dành thời gian xem xét và tại sao nó thuộc về journal của họ.
Trước mỗi lần submit, hãy viết lại ít nhất phần journal fit thay vì chỉ đổi tên journal. Kiểm tra Author Guidelines một lần cuối để chắc chắn mọi declaration bắt buộc đã có. Một cover letter ngắn, chính xác và được viết riêng cho journal thường có giá trị hơn rất nhiều so với một bức thư dài đầy những tuyên bố chung chung.
Tài liệu tham khảo
Springer Nature. Cover letter. Springer Nature Support. Hướng dẫn về nội dung, cấu trúc và các declaration trong cover letter khi submit manuscript.
Springer Nature. How to submit a manuscript: What Editors Want. Hướng dẫn về cách giới thiệu manuscript, kết quả và mức độ phù hợp với journal trong cover letter.
Springer Nature. Snapp – Submitting research: How to submit. Hướng dẫn khuyến nghị cover letter tập trung trong một trang.
Elsevier. Dear Editor, we enclose our paper for your kind consideration…. Hướng dẫn chuẩn bị cover letter cho journal submission.
Wiley Online Library. Author Guidelines. Các ví dụ về yêu cầu cover letter, declaration, motivation và novelty tại journal thuộc Wiley.
◉ 0 Thảo luận Khoa học